Cuando el proceso Order to Cash (OTC) no está bien gestionado puede desencadenar en un endeudamiento excesivo. El CFO debe evitar caer en una cantidad de deuda excesiva y conocer a fondo su negocio.
Consejos para que los directores financieros controlen la deuda
El riesgo de impago siempre está al acecho si no se actúa de manera razonable. Un error de cálculo puede resultar fatal para una empresa que no disponga de una posición sólida. Además, tenga en cuenta que la gestión del proceso de cobro siempre variará en función de las particularidades de cada cliente, razón de más para llevar a cabo un correcto perfilado de la cartera de clientes.
Mejorar la gestión de los cobros de sus ventas
Optimizar la gestión de cobro de sus ventas le permite obtener unos buenos resultados en su proceso OTC. Procure que el proceso de facturación que utiliza sea claro, porque hará que los tiempos de pago se reduzcan. También es importante que monitorice los plazos para comprobar que los clientes están al corriente. Así, garantiza que conoce las deudas que se hayan contraído.
Junto con lo anterior, una opción importante es automatizar el proceso de cobro. Es una forma de ganar en eficiencia y de reducir el error humano. El software se encarga de enviar las facturas o de enviarle alertas o realizar cualquier reclamación. Por tanto, las deudas se satisfarán de una manera mucho más ágil.
Control de gestión
El control de gestión es otro aspecto que se debe tener en cuenta durante los procesos OTC. Con un control adecuado, garantiza la eficiencia y la rentabilidad. En este sentido, los objetivos tienen que estar claros y ligados a unos KPIs que permitan evaluar que se están alcanzando. Es indispensable que los directores financieros incluyan los relacionados con sus deudores. También es recomendable realizar un análisis pormenorizado de los datos obtenidos de cada cliente. En caso de que se presente un problema, podrá tomar cartas en el asunto.
Reporting en tiempo real
El reporting en tiempo real en un proceso facilita la toma de decisiones. Los responsables de los diferentes departamentos pueden tener una visibilidad en tiempo real de las operaciones y hacer seguimiento, lo que da margen para hacer ajustes. Si se presentara un problema o un imprevisto, podrán actuar de forma más proactiva.
Perfilado de clientes y segmentación según el comportamiento de pagos
Cuando ha segmentado sus clientes, está en posición de conocerlos mejor, en especial en cuanto a sus posibilidades de pago. Actuar así le ayuda a reducir el riesgo de impago, ya que sabe si la otra parte presenta un buen comportamiento de pago o no. Dispone de un historial detallado que tomar a modo de referencia y desarrollar estrategias de cobro personalizadas.
Una vez recopilada la información, puede segmentar a los clientes según su perfil y comportamiento de pago. Esto le permite ajustar su enfoque en la gestión en función del grupo al que pertenezca el cliente, y mejorar su evaluación del riesgo. Por ejemplo, podría establecer un segmento de alta prioridad con los más cumplidores. Los que tardan en hacerlo se incluirían en uno de baja prioridad que incluye controles más exhaustivos y detallados.
Control del ratio de endeudamiento
Este indicador informa de la parte de los activos que se están financiando con deuda. Su finalidad es la de determinar qué proporción de financiación ajena tiene la empresa. También muestra los recursos propios con los que se cuenta. En cuanto a cuál es el ratio óptimo, no existe una cifra exacta, ya que varía en función de una serie de factores.
Controlar su proceso Order to Cash y la gestión integral de Accounts Receivable es importante para mantener unos niveles óptimos de deuda. Si no ha tomado precauciones, es posible que tenga que afrontar problemas financieros. Para evitarlos, es preciso contar con herramientas adecuadas que permitan analizar la situación y actuar en consecuencia.
