Las empresas B2B que quieran incorporar la digitalización tienen un reto importante en la automatización de sus procesos. No solamente es un paso básico en la transformación digital empresarial, sino que plantea todo un avance para mejorar sus procesos Order to Cash. Quedarse atrás en la actualización digital de su empresa puede acarrearle notables desventajas frente a la competencia.
La importancia de la automatización de procesos
Las actividades comerciales, que abarcan todo el proceso de una venta, involucran a muchos departamentos de su empresa. Es un trabajo en equipo donde cada uno usa sus recursos y genera su propia información. Todo ello produce una gran cantidad de datos y crea un flujo de trabajo que, sin las soluciones adecuadas, ralentiza el proceso de venta y puede dar lugar a errores.
En el caso de la facturación y la contabilidad, las tareas manuales se hacen inviables cuando una organización tiene que gestionar un gran volumen de clientes. Por ello, la automatización de tareas en el departamento financiero ha de ser la punta de lanza para la implementación de estas tecnologías.
El objetivo final es optimizar todo el proceso Order to Cash, de manera que todas las áreas consigan trabajar de forma rápida, fluida y eficiente. La automatización le resultará especialmente útil en:
- La evaluación de operaciones, sobre todo, las decisiones de ventas a crédito. Se trata de actividades que conllevan tareas repetitivas que pueden perjudicar la toma de decisiones. A este respecto, la automatización permite que los departamentos implicados (comercial y financiero) se centren en controlar mejor las operaciones. Estas plataformas, en concreto, evalúan sistemáticamente si admiten o no nuevos créditos según unos criterios de riesgos preestablecidos y personalizados, eliminando errores y tareas manuales.
- Crear procesos de cobro, comunicación o alertas son actividades necesarias que podrían convertirse en cuellos de botella si no se usa una tecnología de gestión. Además, una de las características de estas soluciones es que se adaptan a las necesidades de cada negocio, tanto de volumen como de complejidad.
Desventajas de no aplicar la automatización de procesos en su negocio
Las empresas B2B deben tener entre sus objetivos mejorar el flujo de caja y los tiempos de entrega, optimizando las líneas de producción. En ese sentido, la automatización de los procesos Order to Cash adquiere un papel importante para aumentar la satisfacción del cliente, así como los ingresos de la compañía. Ahora bien, ¿qué ocurre si como responsable de su negocio ignora esta necesidad?
Mala utilización de tiempo y recursos
Si la plantilla tiene que dedicar parte de su jornada a hacer tareas repetitivas o a la gestión de un gran flujo de información, no podrá dedicarse a otras tareas de mayor valor. Para esto existen soluciones con Inteligencia Artificial, capaces de aprender y hacer estas actividades, trabajar sin descanso y minimizar los errores. De esta forma, su equipo podrá dedicarse más a tareas de análisis y a la toma de decisiones.
Falta de control
Con el tiempo, un negocio suele almacenar tal cantidad de datos que acaban por volverse inmanejables para las personas. Esto supone pérdida de control, facturas impagadas, pagos mal realizados y clientes descontentos, además del caos que supone la falta de información actualizada y compartida a la hora de trabajar en equipo.
Tener la posibilidad de almacenar estos y otros datos en una única plataforma mejorará la eficacia del trabajo de su equipo y la relación con los clientes. Asimismo, permitirá una visión más transparente de cómo está funcionando una estrategia y cambiarla, si fuera preciso, antes de que sea demasiado tarde.
Pérdida de trazabilidad
La trazabilidad también está muy ligada al big data y analytics, pues permite al negocio conocer toda la información sobre la cartera de clientes. En ese sentido, el desconocimiento de su situación y trayectoria puede suponer problemas para la empresa.
Algunas compañías utilizan una base de datos manual donde intentan llevar cierto control de su negocio, pero esto implica mucho tiempo y esfuerzo. Cuando el volumen de trabajo es alto, lo normal es que se produzcan más errores y pérdida de información que afectan al desempeño general.
No contar con reportes en tiempo real
Para algunos sectores, como la logística o el comercio electrónico, no contar con este tipo de tecnología en la actualidad es inviable. Con la automatización de la denominada última milla han conseguido reducir, de forma muy notable, los gastos y el tiempo dedicados. Un proceso de venta del que no se tenga toda la información a tiempo es muy difícil que llegue a buen término. Y lo peor es que este resultado será conocido a posteriori, después de haber invertido esfuerzo y tiempo por parte del equipo implicado.
En definitiva, las empresas B2B que no automaticen sus procesos no podrán competir en un mercado muy enfocado en la optimización de su negocio. Por ello, las plataformas de gestión de Accounts Receivable, automatización de cobros y otras tareas relacionadas, cumplen un papel primordial en la transformación digital. Si no las incorpora a su organización, la trazabilidad, el tiempo y los recursos no estarán optimizados, ya que la plantilla deberá realizar manualmente labores reiterativas que acabarán desembocando en importantes ineficiencias.
