El order to cash, también llamado OTC o O2C, es el proceso que engloba el conjunto de etapas comerciales que se dan en la empresa desde que se emite una orden de venta hasta que esta finaliza, es decir el cliente recibe el producto o servicio y la empresa recibe el precio acordado. El OTC atraviesa el ciclo completo del producto en la cadena logística, pero también desde el punto de vista financiero. El ciclo de cobro desde que se admite al cliente hasta que se cobra la deuda.
Además, llega a involucrar incluso a otras áreas del negocio como las de las finanzas o la contabilidad.
Tradicionalmente, estos procesos se han gestionado siempre de manera manual, lo cual requiere una alta capacidad de administración, una elevada eficiencia y, por consiguiente, una visión global para poder abordar de raíz cualquier problema o contratiempo que se presente. Sin embargo, en los últimos tiempos la tecnología ha revolucionado por completo este sistema, aportando importantes cambios y ventajas.
La importancia de la automatización del OTC para ganar en eficacia
En los últimos tiempos han visto la luz plataformas y aplicaciones que han supuesto un gran avance en lo que respecta a la automatización del order to cash. Digitalizar este proceso te va a permitir optimizar el flujo de caja y mejorar la satisfacción de tus clientes. Estas soluciones integran personas y procesos y cubren el ciclo en su totalidad. Gracias a ello, maximizar la rentabilidad y prosperar en tu entorno empresarial te resultará sencillo.
Estas herramientas te permiten acelerar el cobro y el reconocimiento de los ingresos, automatizando y conectando procesos aislados. Proporcionan visibilidad, fluidez y velocidad en todo el ciclo O2C de principio a fin. De esta forma, lograrás fomentar un crecimiento positivo en todas las áreas de tu negocio. Podrás transformar tus objetivos de rendimiento, mantener a tu personal motivado y a tus clientes contentos.
Las plataformas y aplicaciones destinadas a automatizar y digitalizar los procesos OTC, basadas en la inteligencia artificial, también aumentan la eficiencia en tareas cotidianas como el procesamiento de pedidos, la comprobación del crédito de los clientes o la recuperación de documentos. Todo ello te aportará una ventaja competitiva que hará posible que te diferencies y destaques sobre tu competencia.
La inteligencia artificial a tu servicio
La IA, en definitiva, es una rama o disciplina que ha contribuido a acelerar la transformación digital de estos procesos OTC. Gracias a ella, es posible el tratamiento inteligente de los conjuntos de datos que se han de manejar en estos casos.
Los algoritmos que entran en juego, como el procesamiento de lenguaje natural (NLP) y el aprendizaje automático (ML), tienen un efecto muy positivo en estos procesos que se llevan a cabo mediante acciones estandarizadas y repetitivas. Permiten optimizar estas tareas, lo cual, según Forbes, puede llegar a aumentar la productividad de tu negocio hasta en un 40 %.
Las tecnologías de la IA, de igual manera, facilitan jerarquizar y estructurar perfectamente los contenidos, así como llevar a cabo análisis predictivos que nos permitan anticiparnos a todo tipo de situaciones que puedan suponer un contratiempo o que resulten inesperadas.
Gracias a estos algoritmos, tienes la posibilidad de acceder con un solo clic a toda la información recopilada que necesites, así como llevar a cabo análisis cualitativos. Nos referimos, por ejemplo, a facturas emitidas, recibos, estados de cuentas bancarias, flujos de efectivo, balances generales…
Ventajas en la gestión de la experiencia del cliente
Las aplicaciones y plataformas basadas en la IA para la automatización del order to cash también aportan numerosas ventajas en lo que respecta a la gestión de la experiencia del cliente. Entre las más destacadas, podemos señalar las siguientes:
Aceleración de los tiempos de procesamiento en el Servicio de Atención al Cliente y las cuentas por cobrar.
Gestión eficiente de créditos y cobros.
Optimización del tratamiento y respuesta de las dudas y consultas de los clientes.
Cuadros de mando compartidos y KPI que nos facilitan la toma de decisiones, al estar debidamente informadas y documentadas.
Mejora en la organización de documentos (pedidos, facturas, confirmaciones, pagos, extractos bancarios), que incide en la optimización de la gestión del O2C
Todas estas ventajas que hemos señalado, que se resumen en la automatización y simplificación de tareas rutinarias, te van a permitir liberar a tu equipo para que, de esta forma, pueda volcar su tiempo y sus esfuerzos en otras actividades que contribuyan a la expansión y el crecimiento de tu compañía.
Principales características de las herramientas de automatización OTC
En el mercado es posible encontrar una amplia variedad de soluciones tecnológicas aplicadas a la automatización del OTC. La mayoría de estas herramientas comparten una serie de características:
Facilitan el intercambio electrónico de todo tipo de documentos.
Se integran a la perfección con tu software ERP y te permiten personalizar tus flujos de trabajo.
Multidispositivo y en la nube, lo que hace posible que tengas acceso a tu información en el momento y el lugar que lo necesites.
Permiten generar portales de clientes o proveedores. Esto agiliza la relación con tu comunidad.
En definitiva, la tecnología ha impulsado la optimización del order to cashy permite a las empresas ahorrar costes y vender con total seguridad.
